Es gelten europaweit die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (im Folgenden DSGVO). Wir möchten Sie über die durch unser Unternehmen durchgeführte Verarbeitung personenbezogener Daten nach Maßgabe dieser Verordnung (vergleiche Artikel 13 und 14 DSGVO) informieren. Sollten Sie Fragen oder Anmerkungen zu dieser Datenschutzerklärung haben, können Sie diese jederzeit an die unter Ziffer 2 bzw. 3 angegebene Email-Adresse richten.
Inhaltsübersicht:
- I. Überblick
- 1. Geltungsbereich
- 2. Verantwortlicher
- 3. Datensicherheit
- II. Die Datenverarbeitungen im Einzelnen
- 1. Allgemeines zu den Datenverarbeitungen
- 2. Aufruf der Webseite/Applikation
- 3. Bewerbung
- 4. Kontaktaufnahme per Mail
- 5. Kontaktformular
- 6. Kunden-Webportal
- 7. Tracking
- III. Betroffenenrechte
- 1. Widerspruchsrecht
- 2. Auskunftsrecht
- 3. Berichtigungsrecht
- 4. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
- 5. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
- 6. Recht auf Datenübertragbarkeit
- 7. Beschwerderecht
I. Überblick
In diesem Abschnitt der Datenschutzerklärung finden Sie Informationen zum Geltungsbereich, zum Verantwortlichen für die Datenverarbeitung, dessen Datenschutzbeauftragten und zur Datensicherheit.
1. Geltungsbereich
Die Datenverarbeitung durch die DS EXTERN GmbH kann im Wesentlichen in zwei Kategorien unterteilt werden:
- Zum Zwecke der Vertragsabwicklung werden alle für die Durchführung eines Vertrages mit der DS EXTERN GmbH erforderlichen Daten verarbeitet. Sind auch externe Dienstleister in die Abwicklung des Vertrages eingebunden, werden Ihre Daten in dem jeweils erforderlichen Umfang an diese weitergegeben.
- Mit Aufruf der Website der DS EXTERN GmbH werden verschiedene Informationen zwischen Ihrem Endgerät und unserem Server ausgetauscht. Hierbei kann es sich auch um personenbezogene Daten handeln. Die so erhobenen Informationen werden u.a. dazu genutzt, unsere Website zu optimieren.
Diese Datenschutzerklärung gilt für folgende Angebote:
- unser Onlineangebot abrufbar unter www.dsextern.de;
- immer dann, wenn sonst aus einem unserer Angebote (z.B. Websites, Subdomains, mobilen Applikationen, Webservices oder Einbindungen in Drittseiten) auf diese Datenschutzerklärung verwiesen wird, unabhängig davon, auf welchem Weg Sie es aufrufen oder verwenden.
Alle diese Angebote werden zusammen auch als „Services“ bezeichnet.
2. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung– also derjenige, der über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet – im Zusammenhang mit den Services ist
DS EXTERN GmbH
Frapanweg 22
D-22589 Hamburg
E-Mail: [email protected]
3. Datensicherheit
Um die in Art. 32 DSGVO geforderten Maßnahmen zu entwickeln und damit ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu erreichen, haben wir in unserem Unternehmen den Informationssicherheitsstandard nach VdS 10000 etabliert.
Die Richtlinien des VdS 10000 – Cyber-Security für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) der VdS Schadenverhütung GmbH enthalten Vorgaben und Hilfestellungen für die Implementierung eines Informationssicherheitsmanagementsystems sowie konkrete Maßnahmen für die organisatorische sowie technische Absicherung von IT-Infrastrukturen. Sie sind ausgelegt mit der Zielsetzung, ein angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.
II. Die Datenverarbeitungen im Einzelnen
In diesem Abschnitt der Datenschutzerklärung informieren wir Sie im Detail über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Services. Zur besseren Übersichtlichkeit gliedern wir diese Angaben nach bestimmten Funktionalitäten unserer Services. Bei der normalen Nutzung der Services können verschiedene Funktionalitäten und damit auch verschiedene Verarbeitungen nacheinander oder gleichzeitig zum Tragen kommen.
1. Allgemeines zu den Datenverarbeitungen
Für alle nachstehend dargestellten Verarbeitungen gilt, soweit nichts anderes angegeben wird:
a. Keine Verpflichtung zur Bereitstellung
Es besteht weder eine vertragliche noch gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten. Sie sind nicht verpflichtet, Daten bereitzustellen.
b. Folgen der Nichtbereitstellung
Bei erforderlichen Daten (Daten, die bei der Eingabe als Pflichtangaben gekennzeichnet sind) hat die Nichtbereitstellung zur Folge, dass der betreffende Service nicht erbracht werden kann. Ansonsten hat die Nichtbereitstellung ggf. zur Folge, dass unsere Dienste nicht in gleicher Form und Qua-lität erbracht werden können.
c. Einwilligung
In verschiedenen Fällen haben Sie die Möglichkeit, uns im Zusammenhang mit den nachstehend dargestellten Verarbeitungen auch (ggf. für einen Teil der Daten) Ihre Einwilligung in weitergehende Verarbeitungen zu erteilen. In diesem Fall informieren wir Sie im Zusammenhang mit der Abgabe der jeweiligen Einwilligungserklärung gesondert über alle Modalitäten und die Reichweite der Einwilligung und über die Zwecke, die wir mit diesen Verarbeitungen verfolgen.
d. Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer
Wenn wir Daten an Drittländer, d.h. Länder außerhalb der Europäischen Union, übermitteln, dann findet die Übermittlung ausschließlich unter Einhaltung der gesetzlich geregelten Zulässigkeitsvoraussetzungen statt. Die Zulässigkeitsvoraussetzungen sind durch Art. 44 -49 DSGVO geregelt.
e. Hosting bei externen Dienstleistern
Unsere Datenverarbeitung erfolgt in weitem Umfang unter Einschaltung sog. Hosting-Dienstleister, die uns Speicherplatz und Verarbeitungskapazitäten in ihren Rechenzentren zur Verfügung stellen und nach unserer Weisung auch personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Diese Dienstleister verarbeiten die Daten ausschließlich in der EU.
f. Übermittlung an staatliche Behörden
Wir übermitteln personenbezogene Daten an staatliche Behörden (einschließlich Strafverfolgungsbehörden), wenn dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der wir unterliegen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO) oder es zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO).
g. Speicherdauer
Wir speichern Ihre Daten nicht länger, als wir sie für die jeweiligen Verarbeitungszwecke benötigen. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren befristete Aufbewahrung ist weiterhin notwendig. Gründe hierfür können z.B. Folgende sein:
- Die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten
- Das Erhalten von Beweismitteln für rechtliche Auseinandersetzungen im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften
Ebenso ist es uns möglich Ihre Daten weiter bei uns zu speichern, wenn Sie hierfür ausdrücklich Ihre Einwilligung erteilt haben.
h. Datenkategorien
- Personenstammdaten: Titel, Anrede/Geschlecht, Vorname, Nachname, Geburtsdatum
- Adressdaten: Straße, Hausnummer, ggf. Adresszusätze, PLZ, Ort, Land
- Kontaktdaten: Telefonnummer(n), Telefaxnummer(n), E-Mail-Adresse(n)
- Bestelldaten: Bestellte Produkte / Dienstleistungen, Preise, Zahlungs- und Lieferinformationen
- Zugriffsdaten: Datum und Uhrzeit des Besuchs unseres Service; die Seite, von der das zugreifende System auf unsere Seite gelangt ist; bei der Nutzung aufgerufene Seiten; Daten zur Sitzungsidentifizierung (Session ID); außerdem folgende Informationen des zugreifenden Computersystems: verwendete Internet Protokoll-Adresse (IP-Adresse), Browsertyp und -version, Gerätetyp, Betriebssystem und ähnliche technische Informationen.
- Bewerbungsdaten: Lebenslauf, Zeugnisse, Nachweise, Arbeitsproben, Zertifikate, Bilder
2. Aufruf der Webseite
Hier wird beschrieben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten beim Aufrufen unserer Services verarbeiten. Besonders weisen wir darauf hin, dass die Übermittlung von Zugriffsdaten an externe Inhalteanbieter (siehe unter b.) aufgrund der technischen Funktionsweise der Informationsübertragung im Internet unumgänglich ist.
Wir setzen nur einen technisch notwendigen Cookie mit einer Gültigkeit von 7 Tagen. IP-Adressen werden nicht gespeichert.
a. Informationen zur Verarbeitung
Datenkategorie | Zweckbestimmung | Rechtsgrundlage | Ggf. berechtigtes Interesse | Speicherdauer |
Zugriffsdaten | Verbindungsaufbau, Darstellung der Inhalte des Service, Entdeckung von Angriffen auf unsere Seite anhand ungewöhnlicher Aktivitäten, Fehlerdiagnose | Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO | ordnungsgemäße Funktion der Services, Sicherheit von Daten und Geschäftsprozessen, Verhinderung von Missbrauch, Verhütung von Schäden durch Eingriffe in Informationssysteme | 7 Tage |
b. Empfänger der personenbezogenen Daten
Empfängerkategorie | Betroffene Daten | Rechtsgrundlage der Übermittlung | Ggf. berechtigtes Interesse |
Hosting-Dienstleister | Zugriffsdaten | Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) |
3. Bewerbung
In einem laufenden Bewerbungsprozess verarbeiten wir Ihre personengebundenen Daten auf folgende Weise:
a. Informationen zur Verarbeitung
Datenkategorie | Zweckbestimmung | Rechtsgrundlage | Ggf. berechtigtes Interesse | Speicherdauer |
Adressdaten, Kontaktdaten | Identifizierung, Kontaktaufnahme, Kommunikation zur Vertragsanbahnung | Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO | 6 Monate | |
Personenstammdaten | Identifizierung, Kontaktaufnahme, Altersüberprüfung | Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO | 6 Monate | |
Bewerbungsdaten | Bewerberauswahl | Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO | 6 Monate |
b. Empfänger von personenbezogenen Daten
Empfängerkategorie | Betroffene Daten | Rechtsgrundlage der Übermittlung | Ggf. berechtigtes Interesse |
Email-Dienstleister | Alle unter a. genannten | Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSG-VO) | |
Mailarchivierung-Dienstleister | Alle unter a. genannten | Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSG-VO) |
4. Kontaktaufnahme per Mail / Webformular
Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wenn sie sich per Mail an uns wenden, finden sie hier:
a. Informationen zur Verarbeitung
Datenkategorie | Zweckbestimmung | Rechtsgrundlage | Ggf. berechtigtes Interesse | Speicherdauer |
Personenstammdaten, Kontaktdaten, Inhalte der Mail | Bearbeitung von Anfragen | Art. 6 Abs. 1 b), f) | Kundenbindung, Verbesserung unseres Service | 1 Jahr, Archivierung 10 Jahre |
Bestelldaten | Vertragsanbahnung / Dienstleistungserstellung | Art. 6 Abs. 1 b) | 1 Jahr Archivierung 10 Jahre |
b. Empfänger von personenbezogenen Daten
Empfängerkategorie | Betroffene Daten | Rechtsgrundlage der Übermittlung | Ggf. berechtigtes Interesse |
Email-Dienstleister | Alle unter a. genannten | Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSG-VO) | |
Dienstleister für Support-Ticket-System | Alle unter a. genannten | Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSG-VO) | |
Mailarchivierung-Dienstleister | Alle unter a. genannten | Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSG-VO) |
5. Demo-Zugang
Die folgenden Informationen beschreiben Ihnen wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, wenn Sie unser Anfragenformular zur Bestellung eines Demo-Zugangs nutzen.
a. Informationen zur Verarbeitung
Datenkategorie | Zweckbestimmung | Rechtsgrundlage | Ggf. berechtigtes Interesse | Speicherdauer |
Kontaktdaten | Bearbeitung von Anfragen | Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit.f DSGVO | Strukturierte Annahme und Bearbeitung von Anfragen | 3 Jahre |
Personenstammdaten | Bearbeitung von Anfragen | Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit.f DSGVO | Strukturierte Annahme und Bearbeitung von Anfragen | 3 Jahre |
Freitext | Bearbeitung von Anfragen | Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit.f DSGVO | Strukturierte Annahme und Bearbeitung von Anfragen | 3 Jahre |
b. Empfänger der personenbezogenen Daten
Empfängerkategorie | Betroffene Daten |
Hosting-Dienstleister | Alle unter a. genannten |
Mailarchivierung-Dienstleister | Alle unter a. genannten |
Die Anfrage betreffende Unternehmen | Alle unter a. genannten |
c. Empfänger der personenbezogenen Daten in Drittstaaten
Empfänger | Garantie nach Art. 44 ff DSGVO | Betroffene Daten |
Citrix Systems, Inc., 120 S West StRaleigh, NC 27603United States | Standardvertragsklauseln | Alle unter a. genannten |
6. Teilnehmer – Durchführung der Schulung
Die folgenden Informationen beschreiben Ihnen wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, wenn Sie als Teilnehmer die Schulung nutzen.
a. Informationen zur Verarbeitung
Datenkategorie | Zweckbestimmung | Rechtsgrundlage | Ggf. berechtigtes Interesse | Speicherdauer |
Name | Erstellung Teilnahmezertifikat / Nachweis Teilnahme an der Schulung | Art. 6 Abs. 1 c) | Keine Speicherung. Der Name wird zur Erstellung des Zertifikates verarbeitet und nicht gespeichet. Das Zertifikat ist zum Download verfügbar, solange das Browserfenster geöffnet bleibt. Gespeichert wrid nur, welcher Zugangscode bereits verwendet wurde. |
b. Empfänger der personenbezogenen Daten
Empfängerkategorie | Betroffene Daten | Rechtsgrundlage der Übermittlung | Ggf. berechtigtes Interesse |
Kunden | Alle unter a. genannten | Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO | Versand der Zertifikate an den Kunden zur Dokumentation der Durchführung der Schulung |
7. Tracking
Wir setzen keine Tracking-Dienste ein.
III. Betroffenenrechte
1. Widerspruchsrecht
Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.
Sie haben außerdem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. e) oder f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.
Das Widerspruchsrecht können Sie kostenfrei ausüben.
Sie können uns über die unter I.2 genannten Kontaktdaten erreichen.
2. Auskunftsrecht
Sie haben das Recht zu erfahren, ob Sie betreffende personenbezogene Daten von uns verarbeitet werden, welche personenbezogenen Daten dies ggf. sind, sowie weitere Informationen gemäß Art. 15 DSGVO.
3. Berichtigungsrecht
Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO). Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.
4. Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 Abs. 1 DSGVO genannten Gründe zutrifft und die Verarbeitung nicht für einen der in Art. 17 Abs. 3 DSGVO geregelten Zwecke erforderlich ist.
5. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie sind berechtigt, eine Einschränkung bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 Abs. 1 Buchst. a) bis d) DSGVO geregelten Voraussetzungen gegeben ist.
6. Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Weiterhin haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln oder zu erwirken, dass eine direkte Übermittlung durch uns geschieht, sofern dies technisch möglich ist. Dies soll immer dann gelten, wenn die Grundlage der Datenverarbeitung die Einwilligung oder ein Vertrag ist und die Daten automatisiert verarbeitet werden. Für nur in Papier-form vorgehaltene Daten gilt dies demnach nicht.
7. Widerrufsrecht bei Einwilligung
Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.
8. Beschwerderecht
Sie haben ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde.
Stand 01. Januar 2022, Version 1.2